A cada fim de período, com o encerramento das obrigações tributárias do mês anterior, é preciso enviar à Receita Federal do Brasil as obrigações acessórias. Diante da enorme quantidade de cruzamentos entre as diversas declarações, é muito fácil ocorrerem divergências entre as informações.

Com base e um estudo analisados todo mês. A partir dessas estatísticas, preparamos uma lista com os erros mais comuns na entrega do SPED Fiscal. Confira:

01 – Informar itens com códigos diferentes e mesma descrição ou códigos iguais para descrições diferentes.

Esta situação pode gerar diversos problemas, tais como:
Questionamentos por parte do Fisco;
Descontrole no estoque (tendo a mesma descrição, corre-se o risco de que sejam registrada entradas e saídas incorretamente);
Autuações fiscais em virtude do descontrole;
Confusão gerencial, uma vez que não fica especificado o que é realmente o item, dificultando a tomada de decisões.

Segundo orientação do Guia Prático do Sped, a identificação do item (produto ou serviço) deverá receber o código próprio do informante do arquivo em qualquer documento, lançamento efetuado ou arquivo informado, ou seja, o código de produto deve ser o mesmo na emissão dos documentos fiscais, na entrada das mercadorias ou em qualquer outra informação prestada ao fisco.

Portanto, o código utilizado não pode ser duplicado ou atribuído a itens (produto ou serviço) diferentes e não é permitida a reutilização de código que tenha sido atribuído para qualquer produto anteriormente.

02 – Não cadastrar o fator de conversão, quando necessário.

O registro 0220 (Fatores de conversão de unidades) tem por objetivo informar os fatores de conversão dos itens discriminados na Tabela de Identificação do Item (Produtos e Serviços) entre a unidade informada no registro 0200 e as unidades informadas nos registros dos documentos fiscais ou nos registros do controle da produção e do estoque – Bloco K.

Portanto, se uma empresa adquire mercadorias com determinada unidade de medida e comercializa com outra, precisa cadastrar o fator de conversão para não ocorrer conflito no estoque. Por exemplo: na nota fiscal do fornecedor, a mercadoria é contabilizada em “caixa”, porém a empresa revende esta mercadoria como “unidade”. O produto deve ser cadastrado como “unidade” no Registro 0200, mas o fator de conversão para “caixa” deve ser informado no Registro 0220.

03 – Utilizar o Registro 0400 para cadastrar CFOP.

O Registro 0400 (TABELA DE NATUREZA DA OPERAÇÃO/PRESTAÇÃO) não se refere ao CFOP. Algumas empresas utilizam outra classificação além das apresentadas nos CFOP’s. Esta codificação se destina a facilitar estes tipos de agrupamentos e suas descrições são livremente criadas e mantidas pelo contribuinte

04 – Preencher o campo valor total do documento fiscal com valor que não confere com o somatório dos demais campos do Registro C100.

O valor total da nota fiscal deve ser o resultado da conta:

Total das mercadorias – total dos descontos – abatimento não tributado e não comercial + valor do frete + valor do seguro + valor de outras despesas acessórias + valor do ICMS-ST retido + total do IPI.

Conforme orientação do Guia Prático do Sped, nos registros de entrada, os valores de ICMS/ST e IPI destacados nos documentos fiscais, quando o informante não tem direito a crédito, devem ser incorporados ao valor das mercadorias. Segue:

“REGISTRO C100: NOTA FISCAL (CÓDIGO 01), NOTA FISCAL AVULSA (CÓDIGO 1B), NOTA FISCAL DE PRODUTOR (CÓDIGO 04), NF-e (CÓDIGO 55) e NFC-e (CÓDIGO 65).

Perguntas e Respostas

3) Nos registros de entrada, os valores de ICMS/ST e IPI destacados nos documentos fiscais, quando o informante não tem direito ao crédito, devem ser incorporados ao valor das mercadorias?

Resposta: Sim, nestes casos, os valores do ICMS/ST e/ou IPI destacados devem ser adicionados ao valor das mercadorias que é informado no campo 16 – “VL_MERC” do registro C100, bem como no campo 07 – “VL_ITEM” do registro C170, uma vez que compõem o custo das mercadorias. Como o informante não tem direito à apropriação do crédito, os campos “VL_ICMS_ST” e/ou “VL_IPI” dos registro C100, C170 e C190 não devem ser informados.”

 05 – Preenchimento indevido dos campos base de cálculo, alíquota e valor do ICMS na escrituração para documentos de entrada nos Registro C100 e C170.

De acordo com orientação do Guia Prático da EFD ICMS/IPI, para documentos de entrada, os campos de valor de imposto, base de cálculo e alíquota só devem ser informados se o adquirente tiver direito à apropriação do crédito (enfoque do declarante).

06 – Informar o Registro C170 na escrituração de notas fiscais de emissão própria.

NF-e de emissão própria, regra geral, devem ser apresentados somente os registros C100 e C190. Somente será admitida a informação do registro C170 (ITENS DO DOCUMENTO) quando também houver sido informado o registro C176, hipótese de emissão de documento fiscal quando houver direito a Ressarcimento de ICMS em Operações com Substituição Tributária.

07 – Preencher o campo Indicador de movimentação física do item do Registro C170 (ITENS DO DOCUMENTO (CÓDIGO 01, 1B, 04 e 55) incorretamente.

Este campo deve ser preenchido para indicar a movimentação física do item ou produto. Será informado o código “1” (não) em todas as situações em que não houver movimentação de mercadorias, por exemplo: notas fiscais complementares, simples faturamento, remessas simbólicas, etc.

Em operações que indicam movimentação física do item ou produto, o campo deve ser preenchido com “0” (sim), por exemplo: remessa para conserto, aquisição de uso e consumo, etc. É bom lembrar que este campo não está relacionado com o estoque da empresa.

08 – Preencher indevidamente os campos de base de cálculo, alíquota, valor e CST de IPI no Registro C170.

As empresas não enquadradas como contribuintes do IPI, na forma disposta no Regulamento do IPI, não apresentarão os registros de IPI, tampouco preencherão os campos respectivos.

09 – Divergências de informações entre os Registros G130 e C100 para o mesmo documento fiscal.

O Registro G130 (IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO FISCAL) tem o objetivo de identificar o documento fiscal que acobertou a entrada ou a saída do bem ou componente do CIAP, sendo obrigatório quando o tipo de movimentação – TIPO_MOV do registro G125 (MOVIMENTAÇÃO DE BEM OU COMPONENTE DO ATIVO IMOBILIZADO) – for igual a “MC”, “IM”, “IA” ou “AT”.

Se o documento fiscal foi informado no Registro G130, deverá constar do rol de documentos informados nos Registros C100 e os dois registros devem possuir as mesmas informações para o mesmo documento fiscal.

10 – Não abrir e fechar os blocos sem movimentação.

De acordo com a orientação do Guia Prático da EFD ICMS/IPI, mesmo que a empresa não esteja obrigada à escrituração de determinado bloco, deve ao menos abrir e fechar este bloco, por exemplo: K001 (ABERTURA DO BLOCO K) e K990 (ENCERRAMENTO DO BLOCO K). Segue:

“Entre o registro inicial (registro 0000) e o registro final (9999), o arquivo digital é constituído de blocos, cada qual com um registro de abertura, com registros de dados e com um registro de encerramento, referindo-se cada um deles a um agrupamento de documentos e de outras informações econômico-fiscais. A apresentação de todos os blocos, na sequência, conforme Tabela Blocos abaixo (item 2.5.1 do Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008), é obrigatória, sendo que o registro de abertura do bloco indicará se haverá ou não informação.

O bloco a ser importado deverá estar completamente estruturado contendo:

o registro de abertura do arquivo digital e identificação da entidade (idêntico ao da EFD-ICMS/IPI a ser alterada); o registro de abertura do bloco; os registros a serem incluídos; e o registro de encerramento do bloco.”

11 – Erros na totalização da nota fiscal eletrônica – NFe

Observa-se, em muitos registros, a dificuldade em informar todos os campos relativos a uma operação fiscal como, por exemplo, despesas acessórias, fretes e demais valores que compõem a mesma. Isso ocorre porque nem sempre o sistema ERP da empresa está devidamente parametrizado, ou ainda, por possíveis erros operacionais dos profissionais envolvidos na rotina diária da empresa. Devemos sempre buscar a integridade na gestão dos documentos fiscais (NF-e), a fim de expressar os valores reais e eliminar as possíveis informações inexatas transmitidas pelo software SPED ao Fisco.

12 – Erro na correlação entre campos de base de cálculo, alíquotas e impostos

Como reflexo dos erros na parametrização do sistema ERP ou em processos, pode-se observar que, tanto para ICMS quanto para IPI, a combinação do cálculo desses impostos, onde a base de cálculo aplicada à alíquota informada, não se chega aos valores dos Impostos escriturados. Isso motiva o Fisco interpretar que a empresa agiu de má fé.

13 – NCM desatualizada X alíquota de IPI

Observada tamanha importância de uma NCM (Nomenclatura Comum do MERCOSUL) para cálculo dos impostos, nem sempre conseguimos acompanhar todas as mudanças legais para fazer a atualização dos cadastros.

Citamos, como exemplo, a extinção de alguma NCM ou ainda, a redução ou majoração tributária do IPI, onde se pode deixar de apropriar algum crédito permitido pela legislação vigente ou até mesmo gerar débitos de forma equivocada.

A título de exemplo, destacamos abaixo a NCM correspondente aos veículos automóveis:

NCM 8703.21.00 – Veículos automóveis, tratores, ciclos e outros veículos terrestres, suas partes e acessórios.

Alíquotas:

Período de 01/07/2014 a 31/12/2014 alíquota de 33%

A partir de 01/01/2015 a 31/12/2017 a alíquota passa a ser de 37%

Imagine que no período de Janeiro/2015 a empresa não esteja atenta a essa mudança. Considerando que neste mês a entidade fature cerca de 10 milhões de reais correspondentes a essa NCM, estariam deixando de recolher para os cofres públicos R$ 400.000,00, caracterizando assim evasão fiscal.

14 – Imperfeição da sequência numérica dos documentos de emissão própria

Na maior parte das vezes, existe um número expressivo de notas fiscais eletrônicas emitidas, sejam operações de vendas, remessas, entre outras. Sabemos que operações canceladas, entre outras particularidades, possuem uma forma de escrituração diferenciada no SPED Fiscal, porém é sempre devido fazer o registro.

Por outro lado, compreende-se a inviabilidade de conferir nota por nota, por parte dos envolvidos, na geração de um arquivo digital.

Será que a sua empresa não está deixando de informar alguma receita auferida?

15 – Código de origem do item em desacordo com o CFOP/alíquota

Com o advento da resolução do Senado Federal nº 13/2012, houve a inclusão de alguns códigos de origens aos já existentes no CST (Código de Situação Tributária) do ICMS, remetendo a um controle mais minucioso do percentual de matéria prima importada nos processos nacionais. Esta inclusão impacta diretamente no cálculo do ICMS em operações interestaduais das indústrias e também reflete em outra obrigação acessória que a empresa possui, a FCI (Ficha de Conteúdo Importado). A vinculação correta do código de origem é imprescindível, pois caso a empresa registre um código incorreto, além de impactar diretamente no cálculo do imposto e geração da FCI, isso pode vir a impactar nas operações futuras, afetando até mesmo a cadeia produtiva nacional.

CONCLUSÃO:

Por fim, salientamos a importância de realizar conferências periódicas nas informações que serão transmitidas ao Fisco. Essas conferências podem ser realizadas através de Auditorias Eletrônicas ou até mesmo Auditorias Manuais, porém, entende-se que essa última não é a forma mais indicada de garantir o compliance fiscal. Muitos profissionais preocupam-se em gerar o arquivo eletrônico e validar no PVA (Programa Validador da Escrituração Fiscal Digital). No entanto, lembramos que este software não possui objetivo de analisar as operações ali constantes e sim verificar se os dados escriturados estão de acordo com o layout estabelecido pela legislação.

Desta forma, o sistema permite uma amplitude de possibilidades para cruzamento de dados e informações, fazendo inclusive a confrontação das informações a partir do monitoramento da movimentação de mercadorias do contribuinte pela utilização de venda com cartão de crédito.

Hoje a fiscalização realiza inúmeras análises e cruzamentos de dados, fornecendo critérios técnicos para identificar o contribuinte que será fiscalizado. Ou seja, a fiscalização selecionará sua empresa para ser fiscalizada se detectar, por exemplo, inconsistências em seus arquivos SPED, em seus documentos fiscais, em sua movimentação financeira e nas demais obrigações acessórias, que estão sendo cruzadas com muita eficiência.

Então a pergunta que fica no ar é: se você já sabe que o governo precisa arrecadar e que a fiscalização vai cruzar seus dados, por que então transmitir suas obrigações sem uma conferência prévia?

Somente um robusto software de auditoria eletrônica, testado e aprovado por milhares de empresas em todo o país, pode fazer frente a esta realidade, permitindo que você analise suas informações e realize cruzamentos ANTES de transmitir suas obrigações acessórias.

Lembre-se que os servidores da Receita Federal e Sefaz estão trabalhando dia e noite, buscando por erros e omissões em suas declarações. O que você acha mais prudente? Receber uma notificação da fiscalização ou se antecipar.

Diversas empresas já adotaram uma atitude inteligente e responsável.

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